資料作成に利用されることの多いMicrosoft PowerPoint(以下、パワポ)。実はパワポ内に、「クイックアクセスツールバー」という便利な機能があるのを知っていますか？
資料作成に追われて毎日残業…という人がいたら、今回の記事はとてもおすすめです。使い方を覚えて、資料作成スピードをグッと高めましょう。
クイックアクセスツールバーってなに？
作業スピードを全体的に効率化させてくれるのが「クイックアクセスツールバー」。リボンの上か下に設置されていて、よく使う機能をわかりやすい位置に登録しておくことができます。
登録の仕方は、自分がよく使う機能の上で右クリックをして「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶだけ。とても簡単です。
クイックアクセスツールバーは通常リボンの上に設置されていますが、リボンの下に移動させてマウスの移動量を少なくすることもできます。移動はクイックアクセスツールバーの一番右側にある矢印をクリックして「リボンの下に表示」を選択するのみで完了です。
よく使う機能をクイックアクセスツールバーに登録することで無駄な作業を減らして、資料作成スピードをグッと短縮しましょう。
クイックアクセスツールバーに登録しておくと便利な機能
ここからはクイックアクセスツールバーに登録しておくと便利な機能を紹介します。
1.「図形」
綺麗で見やすい資料の作成に絶対欠かせないのが「図形」。通常は「挿入」タブから図形マークを選択して…という工程を踏まなければなりませんが、あらかじめクイックアクセスツールバーに「図形」を登録しておけば、挿入タブをわざわざ開く必要がなくなります。
2.「テキストボックス」
「テキストボックス」は「図形」と同じくらい使用頻度が高いのではないでしょうか。こちらもクイックアクセスツールバーに登録することで、「挿入」タブの中から都度選択する手間を無くしてしまいましょう。
3.「オブジェクトの配置」
図形やテキストボックスなど、複数のオブジェクトの位置関係を綺麗に整えてくれるのが「オブジェクトの配置」です。「左揃え」や「右揃え」、「中央揃え」などのコマンドをそれぞれ別にしてクイックアクセスツールバーに登録することも可能なので、好きな配置を追加しておくと、短い時間で綺麗な資料を作成することができるでしょう。
4.「スライドマスター」
資料全体の背景やフォント、色などを一括で決められる「スライドマスター」。クイックアクセスツールバーに登録しておけば、全ページの体裁を一括で変更することが可能なので、1ページずつ修正する手間が省けます。
ExcelやWordにも同じ機能が
以上、今回はパワポの「クイックアクセスツールバー」の紹介でした。
ちなみに、パワポだけでなくMicrosoft ExcelやMicrosoft Wordにも同一の機能が備わっているので、そちらでも利用してみると、いろんなタイプの資料作成の時間が短縮できるでしょう。あなただけのクイックアクセスツールバーをぜひカスタマイズしてみて下さい。
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