「仕事が終わらない…」は卒業しよう！定時退社のための時間管理ツール5選

仕事が終わらない・忘れる・何から手を付けていいのか分からない。

そんな悩みがあるときこそチャンスです。これを機にスケジュール・タスク管理の方法を改善しましょう！　仕事の効率が何倍も上がり、毎日定時退社・帰宅後は趣味や自分磨きの時間に使うことも夢ではありませんよ。

今回は、ライフハック系ブログ「Hacks for Creative Life!」を運営している北真也さんに、おすすめスケジュール管理ツール・タスク管理ツールを5つ紹介してもらいました！

■下準備

まずは北さんに、スケジュール・タスク管理のために必要な下準備を聞いてみました。

1.タスクを全部書き出す

最初に行うのは、「メールチェック、○○さんに電話、プレゼン資料作成…」といったように、すべてのタスクを書き出すこと。「分類はあとでいいので、取りあえず全部書き出します。デジタルのタスク管理アプリでも、紙の手帳でもよいです」（北真也さん・以下同じ）

2.優先順位をつける

次は書き出したタスクに優先順位をつけていきます。書き出したタスクのリストに、1・2・3…と番号を振ってしまうのがよいでしょう。こうすることで精神的にも楽になるそうです。

「最初のうちは目の前の仕事を取りあえずこなしていれば何とか仕事は回るかも知れませんが、やるべきことが積み上がっていくと精神的に不安になります。そうなる前に、雑多なことも含めて全て書き出してしまいましょう。そしてその中でも『今やるべきこと』にだけ集中できる状況をつくることが重要です」

さぁ、下準備ができたところで、5つの時間管理ツールを見ていきましょう！

■5つのスケジュール・タスク管理ツール

最強のカレンダーツール

Staccal2（120円）
「iPhoneカレンダーおよびGoogleカレンダーと連携できるカレンダーアプリです。特徴は、操作したときに画面の動きが軽快であり、ストレスなく使用できることと、予定の表示方法がカスタマイズしやすいということ。私の場合は予定をすべてGoogleカレンダーに入れてしまっているので、そのままこのアプリに同期できるのがうれしいですね」

「月ごと・週ごと・日ごとの画面でカレンダーの表示・非表示を選択できます。そのため、『予定は月ごとの画面で確認』『空き時間は週ごとの画面で確認』など使い分けができて便利です。また、Googleのリマインダーと連携できる点も魅力です。いまのところ最強のカレンダーツールですね」

大量のタスクをスマートに管理

Toodledo（300円）
「細かいタスク管理に使うのであれば、Toodledoがおすすめ。デザイン性はいまいちですが、ウェブ上でも管理できますし、大量のタスクを効率良く管理できる機能を備えています」
iOSアプリ
 Androidアプリ
「さまざまな種類のタスクを分類できるのも魅力。ウェブの拡張機能やスマホアプリも充実しているので、いつでもどこでも活用できます。私はサブタスクという機能が使いたいので有料版を使用していますが、無料版でも十分使えますよ」

スケジュール・タスク管理の司令塔

Pocket Informant（無料）
「GoogleカレンダーとToodledoやEvernoteと連携できるタスク管理ツール。機能も充実していてオールラウンドなアプリです。スケジュールやタスクを出先でいじりたいときに使用。1つのアプリでスケジュールもタスクも管理できるので便利です」

「私はビューアとしてのほか、ちょっとした進捗管理にも使っています。Evernoteのノートと連携させておけば、メモ帳としても使えます。ただ残念なのは、連携ツールとの同期が遅いところです」

面倒くさがりのためのカレンダー

Week Calendar Pro （240円）
「直観的に操作がしやすいカレンダーツール。入力してある予定をスワイプだけで移動できます。ただ、基本的には週ごとの予定を入れるものであり、月の画面にすると各予定が見づらいのが欠点です。大まかな予定だけを知りたいという人であれば、使いやすいかもしれません」

自分の時間の使い方を知る

Toggl Timer（無料）
「これは上の4つのアプリとは違い、タイムトラッキングができるアプリです。タイムトラッキングとは、自分が一日にどのような時間の使い方をしているのか記録すること。仕事とプライベート、それぞれどのくらいの時間を使っているのかが一目で分かるようになり、スケジュール管理に役立ちます。UI（操作画面）が美しいことに加え使い勝手が良く、レポートも見やすいです」

以上、北さんおすすめのスケジュール管理・タスク管理ツール5選でした。

まだ仕事をうまく回せていない若手ビジネスパーソンや、新しい部署の仕事になれていない方、ぜひ北さんのタスク管理術を参考にしてみてくださいね。
＊記事中のアプリの値段は全て11月3日現在のものです。

識者プロフィール
北真也（きた・しんや）/1982年生まれ。大阪府出身。大手メーカーでシステムエンジニアとして日々奮闘する傍ら、自身が主宰するブログ「Hacks for Creative Life!」と「アシタノレシピ」、勉強会「東京ライフハック研究会」にて実践的な仕事術を研究・発信する。これまでに7冊の著書を出版。

※この記事は2014/11/04にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています。