上司や先輩が席を外している、休みの日に謝罪する場合は、まず電話！
上司や先輩に謝罪をしたいときに限って、席を外していたり休みであったりすることはよくあることです。ただし、不在だからといって「次の出勤日に謝ればいいや」という考えは社会人としてNG。場合によっては、取り返しがつかない状態にまで発展してしまうかもしれません。
まず、上司や先輩が長時間席を外している場合は、その後の上司のスケジュールをできるだけ把握し電話を入れましょう。もし会議や商談で電話がつながらないと事前にわかっているのであれば、詳細を明確にしたメールを送り、謝罪と報告を行います。
また上司がお休みの場合は、ミスの度合いで電話とメールを使い分けることが大切です。緊急を要する場合は、すぐに電話をかけてください。たとえ不在でも留守電を残しメールでも謝罪と報告を行いましょう。間違っても焦って何度も着信を残さないように。そして必ず、「お休みのところ申し訳ありませんが」といった言葉を添えるよう配慮をしましょう。
2つのパターンに共通して大事なことは、“一人で悩まないこと”です。部署内の同僚もしくは他の先輩に協力を求めて解決法を探してもらってください。
上司や先輩に怒りを鎮めてもらうための王道な謝罪術はある？
上司や先輩に限らず、謝罪をするときは、共通して心得ておくべきことがあります。
・事実を変に隠そうとしない、嘘をつかない
・潔く謝ることが大事
・相手の目を見て、ゆっくりと謝罪する
・顔の表情と声のトーンは普段よりも低く意識
・状況説明は、上司の感情の動きを見ながら行う
・相手が感情的になっても心が折れないように
これらはすべて相手の怒りを鎮め、謝罪を円滑に行うためのコツです。
まずは潔く謝り、事実をありのまま伝えるようにしましょう。隠しごとや嘘は、火に油を注ぐ行為になりかねません。自分で責任を取れる覚悟ができてこそ、いい謝罪ができます。
謝罪が終わり、次の行動が明確になった後は、手伝ってくれた他の先輩や同僚にお詫びとお礼を述べてください。再発防止策として部署内で情報を共有するのも1つの手でしょう。
上司や先輩への謝罪時にNGな言動
隠しごとや嘘と同様、言い訳は火に油を注ぐ行為です。言い訳をするとあなたの評価は下がる可能性が高くなります。他にも「謝罪をせず状況説明を始めてしまう」「他者への責任転嫁」「自分を正当化する」といった行為も言語道断です。
これらを防ぐためにも、常に「今、何のためにこれをやっているのか」を明確にし、ポイントとして押さえておきましょう。
怒られている内容が事実と異なることに気づいても、最後まで話を聞いた方がいい
場合によっては、怒られている最中に「実際の内容と違うことで怒っているかもしれない……」と思うことがあるでしょう。人間ですから、伝達・解釈ミスは起こってしまうものです。しかし、怒られている側からすれば「なぜ全く関係のない内容で怒られなければいけないのか？」と思ってしまうのも至極当然。できることなら早めに訂正しようとするのが普通でしょう。
しかし上司や先輩の怒りを鎮めるためには、まず“相手の怒りを受け止めること”が先決です。そのためにも、どんなに内容が異なっていようとも、まずは上司や先輩の話をしっかり最後まで聞くようにしてください。特に相手が感情的になっている場合は注意が必要です。「それは事実と違います」と、相手が怒りをあらわにしている最中に言ってしまうと、余計に怒りが倍増し、今後の関係が悪くなってしまうかもしれません。
ポイントは、感情が収まるタイミングを計ること。上司の話をしっかり聞くと同時に、相手の感情や行動を観察してください。怒られている自分をフォローするような発言が見られた場合は「先ほどおっしゃっていた内容なのですが……」と話し始めても良いでしょう。
謝罪しても機嫌が直らないまま……。もう一度謝罪するべき？
結論から述べると、もう一度謝罪する必要はありません。それよりも、いま自分がするべきことを、誠意も持ってしっかり対処することが大切です。
上司や先輩といえども、まったく異なる特徴を持った人間。怒り方や機嫌の治り方がそれぞれ異なるのは当然です。そもそも、上司や先輩の機嫌はその人のものであって、部下や後輩であるあなたがコントロールできるものではありません。怒られた側の人間も、できないことに目を向けるほど余裕はないはず。
余裕がないのに、コントロールできないことに対して手を付けようとすると……、結果はもう目に見えています。余計に怒りを買ってしまうだけでしょう。
もし、もう一度誠意を込めて謝りたいのであれば、上司の機嫌が完全に収まった時を見計らってからがベストです。同時に「次はどうするのか」など改善策も一緒に伝えると、誠実さを相手に伝えることができるはずです。上司や先輩との信頼関係も深まるでしょう。
【監修】
桜美月●個人向け・企業向けに立ち居振る舞い・ビジネスマナーの研修を行う講師。企業での就労経験を経てビジネスマナーインストラクターの資格を取得、独立。
個々人の良さを最大限に引き出す指導・コンサルティングに力を入れており、現在も執筆、講演、監修、ラジオなどの活動を続けている。
文＝トヤカン
編集＝五十嵐 大＋TAPE
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