「今日は○時から会議だ。いつも長引くし、もう少し効率よくならないかな…」
職場で開かれる会議の前に、憂うつな気持ちになってしまうことはありませんか？会議には、定例会議や新規プロジェクトに向けたものなどがありますが、出席してもメールでの連絡で済む内容を聞かされたり、具体的な意見も出ないまま終わってしまうこともしばしば。
「こういうことなら欠席して早く帰りたかった…」と感じてしまうこともあるのではないでしょうか。
しかし、どのようにしたら”効率的な会議”を行うことができるのでしょうか？今回は、そのために必要な5つのポイントをご紹介します。
あなたが普段参加している会議と比べてみてください！いつもの会議と違う点に気づくきっかけにしてもらえたら嬉しいです。
1.参加メンバーは“なんとなく”で決めない
毎回、慣習的に会議の参加メンバーを決めていませんか？大きな会社になれば同じ部署内で複数のプロジェクトが進行するのはよくあること。
ですが、「同じ部署」という理由だけで会議の本題となるプロジェクトに直接関わることのない人まで呼ぶ必要はありませんよね。
議題に直接関係のない人には、会議後にメールで内容を報告して、状況を共有すれば済むことです。会議中に多くの意見が欲しい時は、事前にアンケートを取っておくと良いでしょう。
参加メンバーは議題と関わりのある人を選ぶことが、会議を効率的に進めるポイントです。
2.進行役、意思決定者を決める
参加メンバーが決まったら、次は進行役と意思決定者を選びましょう。数名で行う小さな会議であっても、進行役がいれば時間配分や議題について気を配ってくれるため、参加メンバーは集中して臨むことができます。
また、意思決定者がいれば内容がまとまらない時や、複数の案が出た時などに最終的な判断を仰ぐことができます。
3.余計なものを持ち込まない
会議にはパソコンやスマートフォンを持ち込む人も多いですよね。内容についてメモを取る人もいれば、会議には関係のない仕事のメールをチェックする人もいることでしょう。
でも、メモは担当者1人が記録すれば問題はありません。メールは急ぎの案件がなければ、その会議中にチェックしなくても支障はないはず。自分のパソコンがあると会議への集中もおそろかになりがちです。
余計なものを持ち込まないことは、決められた時間内での有意義な話に繋がり、時間の節約にもなります。
4.資料は必要最低限のものを
パワーポイントで作ったスライドを会議に用意する人も多いですが、ここで重要なことは、それが「必要最低限の資料」であることです。
簡潔で分かりやすいものであれば参加メンバーにもすぐに理解が広まりますが、必要以上に多いデータや補足説明を入れると分かりにくく、混乱を招く恐れがあります。
すると「次の会議」が必要となり、今回の集まりが「会議のための会議」になってしまう可能性も……。会議を長引かせないためにも、資料は簡潔にまとめておくといいでしょう。
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どうしても詳細な資料が必要な場合は、会議前にあらかじめメンバーに共有しておくことが吉です。そうすれば、効率的に会議を進めることができます。
5.発言しやすい雰囲気作り
選ばれたメンバーに簡潔な資料があれば、あとは会議を進めるだけです。ただ、もう1つ、発言しやすい雰囲気作りも大切です。
上司の前で若手社員が発言をためらってしまう雰囲気では、せっかくの新しいアイディアも埋もれてしまうかもしれません。
例えば進行役がアイスブレイクとして簡単なゲームなどを用意して、全員にやってもらうことで場を和ませてから会議に入ると、議論しやすい雰囲気作りができるのではないでしょうか。
以上、会議を効率的に進める5つのポイントをご紹介しました。あなたが普段参加している会議と比べて、なにか違いはありましたか？
このように、会議を予定時間通りにきちんと終了させる、効率よくまとめることは、それほど難しいことではありません。会議を効率的に進められると、残業を無くして早く帰宅できるなど、さまざまなメリットがあります。
ちょっと工夫するだけで、これまでムダの多かった会議もスッキリさせることができるでしょう。
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