会社で行われる会議は有意義な時間にしたいもの。でも、このページを読んでいるあなたは、会議の進め方に問題意識を持っているのかもしれませんね。
「関係ない話ばかり……」
「ダラダラと時間ばかり掛かっている」
「最終的な目標は何だったんだろう？」
なんて感想や不満が、会議が終わった後に参加者からでてきてはいないでしょうか。そんな会議は、いわば無駄な会議ですよね。
そこで今回は、効率的に会議を進めるための11のコツを、【準備編】と【会議中編】に分けて紹介します。
【会議の準備編】
会議を効率的に進めるには、事前の準備が極めて重要です。“資料を作って、はい終わり”では、当日の会議で結論が出ずに終わってしまうでしょう。出席者の不満が続出することは不可避です。
念入りに準備するに越したことはありません。では、どこに注意して準備すれば良いのでしょうか？
大前提、会議のゴールを明確にしましょう
会議の目的が決まっていないと、どこまで話し合うべきか分からず、だらだらと長引く会議へなってしまします。最終的なゴールが決定していない会議ほど、無駄なものはないのです。「意思決定が目的なのか」「議題のアイデア出しなのか」などを決めて、会議には望みましょう。
また、会議の目的を決めて終わりとならないように、目的を事前に周知した上で会議を始められるようにするべき。事前に通達することで、目的達成のための対策を考えることにつながります。
会議の開始後に話されるよりも、圧倒的に効率的でしょう。
2.無駄な大所帯は避けるべきです
会議に出席する際に、人件費を考えるのは、会議をする上で必要なこと。そこで、目的決定と共に出席者の決定も行います。
例えば、“意思決定”を目的と設定した場合、裁量権を持つ責任者の出席が必要になるでしょう。他の出席者は、この意思決定に影響を受ける人や実際に関わる人に絞るべきです。
無駄に出席者を増やしても、出席者の時間を奪うだけで人件費がかさみます。関係ないやと思っている人が参加しているのは、非効率的でもあります。本当にこの会議にこの人は必要なのか、事前に考えれることは、あらかじめ決めておきましょう。
3.会議は時間との勝負
「この会議いつまでやるんだ……」と誰しも、一度は思ったことがありますよね？ 開始と終わりの時間を決めても、それ以上に時間がかかってしまうことはしばしば。ですが、時間にルーズになってしまうことに慣れてしまうと、効率化は図れません。
時間を決めたら、その時間できっちりと区切ることが大切。終了の時間が曖昧になってしまうため、会だらだらした会議になってしまうのです。
“時は金なり”という言葉があるように、会議が伸びたら人件費も含めて、お金がかかります。事前に決めた時間内で目的を達成できるようにしましょう。
4.効率的に進めるため、議題をまとめる
会議の多くは、幾つかの議題について話し合うことでしょう。故に、一つの議題について話し合える時間は限られています。だからこそ、効率的に進めるために、事前に議題ごとに決めるべきものがあります。
・優先順位の決定
・一つの議題にかける時間
・話して欲しい内容
挙げられた議題について黙々と話すだけでは、単調な会議になってしまいます。これでは最初はいいものの、次第にみんなのやる気が薄れていくでしょう。
だからこそ、優先順位をつけ、どこに注意して話し合いをしてもらいたいのか、より良い会議にするためには詰めておきたい部分です。
5.会議をするタイミングを見計らう
会議は、そのタイミングも効率化に影響が出てきます。そこで、避けたいのは、月曜日の朝一。ただでさえ、朝一の会議は億劫。それに加えて、週明け……仕事を忘れて過ごした休日の後は、仕事に対するやる気も上がりづらいでしょう。
さらに意識したいのが会議の内容を踏まえたタイミング設定です。アイデア出しが目的の会議ならば、お昼の後などの方が、意見が活発になるかもしれません。
事前にどんな会議にしたいのか、考える事も大切な準備です。
【会議の進行編】
いくら事前に準備したとしても、当日、だらだらしたものになってしまっては上手く会議は進みません。せっかくの準備を意味のあるものにするためには、会議中の意識も大切です。
ファシリテーターなどの立場になった際など、会議中にはどこに気をつければ、効率的な会議を行うことができるのでしょうか？解説していきます。
6.何事もスタートダッシュが肝心
会議が始まる時、なんとなく始めてはいませんか？何事の始まりが肝心です。始まる会議に関して、出席者が同じ方向を向く意味も込めて、事前に決めた事項を確認すると良いでしょう。
具体的には、準備編の4.で決めたことを始まる時に共有することで、意見の質も向上するのではないでしょうか？
会議の始まりで曖昧な方向づけをしてしまうと「結局これはどこまで話し合うんだっけ？」と、最初に逆戻りということも考えられます。効率的に進めるために、最初に情報の共有を徹底しておきましょう。
7. 後ほど議事録を共有は非効率？
会議の発言内容、決定したことなどをメモしておく議事録。これは、会議終了後に共有することが多いかもしれません。しかし、効率化を図る上では、その場で共有することも良いでしょう。
どんな発言があったのか、いちいち発言した人に確認していては、それだけで多くの時間が取られてしまいます。そこで、その場で議事録を見ることによって、簡単に発言したことを振り返ることが可能に。
ここで時間を短縮する分、他のことに時間を使うことができるので、効率化に一役買ってくれることでしょう。
8.時間の見える化
会議は、いかに限られた時間の中で、話し合うことができるかが勝負になります。出席者の目的の共有も大切ですが、時間の共有も非常に大切です。そこで、各々の時計で時間を図るのではなく、大きな時計を会議室に設けるなどして、同じ時間を見ながら話し合いましょう。
「10分で対策を決めましょう」と言われた時に、10分間という時間は共有していても、始まる時間は出席者の時計によってズレが生じます。また、タイムキーパーがいても、その時間が出席者全員に見えていなければ、あと何分だろうと気にすることになりかねません。みんなが一つの時間軸を共有することは、最も簡単に効率化を図ってくれるのです。
9.司会者は定型文で会議を進める
どんどん本題から離れている時、皆さんならどう対処するでしょうか？「なんて言って戻そうか……」と少しでも悩んでしまった人に、是非参考にしていただきたいのが、発言の定型文化。
話が脱線した時→「少し本題から離れているようなので、本題に戻します」
次の議題に進みたい時→「意見が出尽くしたと思うので、次の議題へ」
もっと深く話し合ってほしい時→「これでは、目的に届かないと思われるのですが」
など、様々な場面を思い浮かべて、その場の発言を定型文化します。
そうすれば、その場で迷うことなく、会議の進行を正しい方向に導くことができるでしょう。その場は、議題の話し合いに集中するためにも、ぜひ使ってみてください。
10.発言者を偏らせない
出席者の中でも、発言の数に差が出てしまいます。これは、正直仕方ないこと。しかし、積極的に話している人だけに目を向けることはよくありません。意見を述べている人は、自分の意見しか見えていないことが多いからです。
偏った人が中心となって進めてしまうと、それ以外の人が発言しづらい場にもなってしまいます。これでは、会議の意味が薄れてしまいます。
そこで、発言していない人にも意見を求めてみましょう。そのおかげで、行き詰まった会議が円滑になることもあります。出席している人の中でも、互いを気にとめることで、会議をスムーズに進めることができるでしょう。
11.関係ないことをさせない環境
出席者全員が同じ目的を持ち、方向を向いて、時間も共有。こうすることで、会議の無駄を省き、効率化が図れると書きました。しかし、その中でも、会議中に関係ない音を出す人がいたら……。
意見も出さず、副職をしていては会議の妨げになってしまう可能性もあります。出て行ってもらうのが一番ですが、上司だとなかなか……。という時は副職できないように持込めるものを制限するのも、効率化には効果的です。
プレゼンする人だけパソコンを持込めるといった、関係ないことをさせない環境を作ることも、会議の際は必要になります。
意味のある会議をするために
会議の効率化を図るには、大きな苦労を要します。事前の準備も然り、会議中でも、多くのことに気をつけなければなりません。
しかし、だらだらと会議をしていては、会議そのものが嫌いになってしまいます。一度そうなってしまうと、効率的に会議を進めるのが益々難しくなってしまうでしょう。
11のコツの中から、できることから参考にして、実践してみてください。
※この記事は:2016/11/04にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています
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