これだけは覚えておきたい！パワポで”伝わる資料”を作る3大原則

「どうしたらうまく伝わる資料を作れるんだろう……」

Microsoft PowerPoint(以下、パワポ)を使い慣れていないあなたは、こんな悩みを持っているのではないでしょうか。

パワポで資料を作るときに意識してもらいたいのは、その目的が人に何かを”伝える”ということです。営業先であれば、商品が売れるように商品の魅力を”伝える”こと、社内の会議であれば、あなたの意図を”伝える”のが目的です。たとえ、どれだけきれいに資料を作れたとしても、伝わらなければパワポで資料を作った意味がなくなってしまいます。

伝わる資料を作るためには、テクニックも大切ですが、その前に伝えるための大原則を知らなければなりません。
そこで、この記事ではパワポで“伝わる資料”を作るための3つの大原則を紹介します。

この記事の内容

・“1スライド・1メッセージ”を心がける
・“Kissの法則”を常に意識する
・伝えるターゲットを明確にする

※この記事で説明するパワポで作る資料とは、営業先や会議で使うものを想定しています。企業の製品発表会のようなプレゼンテーションは想定していません。

“1スライド・1メッセージ”を心がける

パワポの資料作りでよくある失敗が「1スライドに情報を詰め込みすぎてしまうこと」です。1スライドには意外と多くのスペースがあります。そのため、伝えたいことが多かったり伝えたい気持ちが強すぎたりすると、1スライドにいくつもメッセージを詰め込んでしまいがちです。

しかし、聞き手は内容を聞くのに必死になることが多く、資料から受け取れる情報量はそこまで多くありません。その結果、1スライドに複数のメッセージがあったとしても、すべてを伝えることは難しいです。

聞き手に伝わりやすくするためには”1スライド・1メッセージ”を心がけましょう。”1スライド・1メッセージ”を意識して資料を作れば、1スライド当たりの情報量が少なくなって、聞き手は要点を押さえやすくなります。

もし、1スライドに2つ以上のメッセージが含まれてしまったら、スライドを分けましょう。
そもそもメッセージがないスライドなら、そのスライドは必要がないかもしれません。その場合はスライドごと削除することを考えましょう。

“Kissの法則”を常に意識する

“Kissの法則”とは「Keep it short and simple（簡潔・単純にする）」という略語です。資料の情報を「必要なものを必要なだけ」にすることで、聞き手により伝わりやすくなります。

”1スライド・1メッセージ”にはなっていても、スライドの中に不必要な情報を入れてしまうことがあります。例えば、資料全体の名称などは、表紙で伝えればそれ以降のページでは不必要な情報となることが多いです。

不必要な情報は聞き手の理解を邪魔してしまうので、できる限りシンプルな構成を念頭に置いて、聞き手が理解しやすい資料にすることを心がけましょう。

伝えるターゲットを明確にする

パワポで資料を作るときには「誰に向けて資料を作っているのか」というターゲットを明確にしましょう。ターゲットを明確にすることで資料が作りやすくなり、自然と人に伝わりやすい資料に仕上げることができます。

よくやってしまいがちな失敗は、全方向的なターゲットに資料を作ってしまうことです。営業先にも社内の上司や部下にも伝わりやすい資料を作ろうとすると、情報が多くなってしまったり、メッセージがぶれてしまったりします。

ターゲットをできる限り限定することで、そのターゲットにはもちろん、不思議なことにターゲット以外に対しても伝わりやすくなるのです。わかりづらいと思いますので、今読んでいるこの記事を具体例に説明します。
実は、この記事のターゲットは次のようにしています。

・社会人歴1～3年目の若手社員
・パワポで資料を作ったのは大学で数回
・営業先に持っていく資料作りで苦戦している

このようなターゲットに向けて伝わる記事を書くには、基本的なところを分かりやすく説明する必要があります。そのため、この記事の内容はパワポを作るときの大原則が書かれているのです。

では、この記事を読んで参考になるのは若手社員だけかというと、おそらく違います。もう少し年齢の高い人もパワポの基本を忘れていたら参考になるでしょうし、部下の教育にも使えるかもしれません。

このように、ターゲットを絞って伝わりやすい内容にすることを心がけるだけで、実は多くの人にとって参考になります。この記事を例に説明しましたが、本質的には記事もパワポでの資料作りも同じです。