【Excel】相手にデータを入力してもらうときは「データの入力規則」で効率的に

Microsoft Excel（以下、Excel）には便利な機能がたくさんあります。今回は「データの入力規則」という機能をご紹介します。そこまでメジャーな機能ではありませんが、知っておくといろいろなシーンで活用できますので、ぜひご一読ください。

「データの入力規則」でできることとは？

「データの入力規則」とは、セルに対して入力できるデータを制限する機能です。「日付のみ入力可にする」「文字数を制限する」などの設定ができます。「データの入力規則」を使ってできる主な設定は以下です。

【データの入力規則でできること】
・入力データのリストを表示させる（プルダウンリスト・ドロップダウンリストの作成）
・入力データの内容を制限する
・補足のメッセージを表示させる
・許可されないデータが入力されたときに、エラーメッセージを表示させる
・入力モードを自動で切り替える

最初に挙げたプルダウンリストは知っている方も多いと思います。アンケートフォームでよく見る使い方です。この機能については以下記事で解説しています。あわせてご確認ください。

【Excel】アンケート作成やデータ整理に困ったら！プルダウンリストの使い方を詳しく紹介

この記事では、「入力データの内容を制限する」以降の使い方を詳しく見ていきたいと思います。「データの入力規則」のメニューは「データ」タブのデータツール内にあります。まずは「データの入力規則」を選択して、ダイアログボックスを表示させましょう。

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「データの入力規則」で入力できるデータを制限する

ダイアログボックスの一番左の「設定」というタブでは、以下のいずれかから入力データの種類を指定できます。たとえば、生年月日を入力してもらいたい場合、種類を「日付」にしておきます。そうすることで日付以外を入力できなくなり、誤入力を避けられます。

【入力時の種類】
・すべての値：条件指定なし（どんな値でも入力可）
・整数：整数のみ許可（小数や日付などは入力不可）
・小数点数：整数と小数のみ許可
・リスト：リスト内のデータのみ許可（ドロップダウンリスト）
・日付：日付のみ許可（数値などは入力不可）
・時刻：時刻のみ許可
・文字列：データの文字数を制限する（全角、半角ともに１文字としてカウント）
・ユーザー設定：カスタマイズした条件を指定できる

「データの入力規則」で補足メッセージを表示させる

ダイアログボックス内の左から２番目のタブ「入力時メッセ―ジ」は、以下のような補足メッセージのことを指します。第三者にデータの入力をしてもらう際に、メッセージを入れておくと親切ですよね。ちなみに、メッセージはセルを選択したときにのみ表示されます。

指定外の値が入力されたときにエラーメッセージを表示させる

「エラーメッセージ」タブは、許可していないデータが入力されたときに表示されるメッセージのこと。決められる項目は、「スタイル」「タイトル」「エラーメッセージ」の３つがあります。「タイトル」と「エラーメッセージ」には具体的なメッセージの内容を入力します。

「スタイル」はメッセージの強弱のことで、「停止」「注意」「情報」の３つがあります。

停止：指定外の値は入力不可
注意：指定外の値が入力された場合、メッセージ上で「はい」を選択すればそのまま入力可
情報：指定外の値が入力された場合、メッセージ上で「OK」を選択すればそのまま入力可

必ず指定したデータを入力しないといけない場合には「停止」。確認のうえ例外を認めるのであれば「注意」や「情報」を用います。

「データの入力規則」で入力モードを自動で切り替える

一番右にあるタブ「日本語入力」は、入力モードを指定できる機能です。

たとえば、英語での入力が必要なセルに対しては、日本語入力を「オフ（英語モード）」にしておきます。B列の日本語入力を「オフ（英語モード）」にしておいて、A1セルからB1セルにカーソルを移動させると、以下のように入力モードが自動で切り替わります。いちいち入力モードを切り替える必要がなくなるので、時短につながります