ハンコや印鑑といえば、自分の苗字が書かれたものを想像する方が多いでしょう。しかし、日常生活で使うハンコとは異なり、ビジネスシーンで使うハンコは他にも用途に応じた種類があります。
会社で使うハンコの種類
はじめに、会社が法人として使うハンコの種類を紹介します。これらは会社を設立するときに登録したり契約書で使用したりするものなので、すべての会社が必ず作っている印鑑です。
法人銀行印
法人銀行印は、会社が金融機関に届け出る印鑑を指します。主に法人の銀行口座を開設するときに必要なものです。
法人銀行印は、金融機関とのやりとりが発生するとき、その法人であることの証明として印影を照らし合わせるものです。法人銀行印を紛失した場合、代表者本人の手続きが必要になり、新しい銀行印を登録する手続きが済むまではすべての金融取引が停止します。法人取引の要ともいえる印鑑なので、取り扱いには十分注意が必要です。
法人銀行印は丸印であることが多く、印面には法人名のほか「銀行之印」と記されていることが多いようです。
角印（社印）
角印とは、会社が発行した書類であることを示すために押される印鑑です。ビジネスシーンのさまざまな書類に使われるため、もっとも目にすることが多い印鑑かもしれません。
角印は多くの場合、実印として登録されているものではなく、「世界に一本の印である」と証明された印鑑ではありません。一方で民法上の扱いとして角印は実印と同じ効力を持っているので、不正利用を防ぐ必要がある印鑑だという認識は持っておきましょう。
角印は「～株式会社之印」といった形で会社の名前が彫刻されているのが特徴です。その名の通り四角い形をしているため、丸印の銀行印や代表者印と見分けがつきやすいでしょう。
代表者印（会社実印）
代表者印は法人登記で登録する印鑑です。個人の実印と同じく会社の実印としての効力があり、契約書などの押印に用いられます。代表者印は基本的に会社の代表のみが利用できるもので、角印と比べて重要度が高い印鑑といえるでしょう。
代表者印は丸印で、外側の円に会社の名前、内側の円に代表者の名前が刻印されています。銀行印よりも少しサイズが大きいのが特徴です。
そのほか役立つハンコ
会社で使うハンコには、ほかにも種類があります。社員個人の事務作業で使うもの、持っておくと便利なものなどをまとめます。
個人の印鑑は会社で使うことがある
先ほどは法人として書類を承認したり、契約書に押印したりする印鑑を紹介しましたが、個人の印鑑を社内の書類の承認で使うシーンもあります。
たとえば、部署ごとに確認していく書類に誰が確認したか示すために押印したり、経理上必要な書類に押印したりと、使用頻度は意外と高いものです。自宅用の印鑑のほか、書類承認の多い職場では仕事用の印鑑を一つ持っておくと便利でしょう。
書類の郵送時や確認時に役立つハンコ
取引先や業務委託先に書類を郵送するとき、社名や住所、その書類が何であるかを示す文言など、繰り返し記入が必要な部分は押印で済ます方が便利です。封筒に直接プリントする形もありますが、何種かハンコを用意しておけば、そのときの都合に応じてカスタマイズすることができます。
社名と住所がセットになったものや、「至急」「重要」など先方に必要性を伝えるもの、「〇〇書在中」「見本」など内容を伝えるものなど、事務用ハンコの種類はさまざまです。用途に応じてそろえると、事務作業の効率化につながるでしょう。
Excelで作る電子印鑑
請求書などの書類についてデータでのやりとりが認められる場合、電子印鑑を押印するケースもあります。電子印鑑はExcelのテキストボックスと図形の機能を使って簡単に作ることができます。また、アドインを用いて多様な電子印鑑を作成することも可能です。
参考：【Excel】請求書作成を時短で！ Excel内で使用できる電子印鑑の作り方
インクの色は朱色？黒色？ケーススタディ
ハンコを使うときのインクの色は、主に朱色を使います。特に、契約書など重要な書類に押印する際は朱色のインクで押印する場合がほとんどです。しかし、インクの色に法的な制限があるわけではないので、実際は何色のインクを使っても構いません。
ビジネスシーンで利用するインクの種類は、朱色と黒色の二種が一般的です。黒色のインクは、たとえばモノクロコピーやファックス送信などが見込まれる際に見やすくなる効果があります。
用途と種類を把握して、ビジネスシーンでも印鑑を活用しよう
ビジネスシーンで使う印鑑は、会社としての意志表明をするもの、取引の信頼の担保となるもの、事務作業を効率化するものなどさまざまです。それぞれの用途と扱い方を理解し、日々の業務に効果的に用いましょう。
文＝宿木雪樹
編集＝五十嵐 大＋TAPE
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