- 催促や督促でメールを送る前に必ずチェックすること
- 相手を不快にさせない！催促メールの書き方のコツは？
- 【社外編】ビジネスで催促メールを送る場合の例文
- 【社内編】ビジネスで催促メールを送る場合の例文
- 催促メールを送るにあたって気をつけること
- 催促メールを送る際は相手を不快にさせないよう慎重に対応しよう
相手からの返信がないとき、納期が遅れるときなどに催促メールを送ることがあります。相手を不快にさせない催促メールの書き方のコツは、明確でわかりやすい内容にすること、クッション言葉を用いることなどです。
本記事では、催促メールの書き方のコツ3つと、送信にあたって気をつけるべきことを解説します。
催促や督促でメールを送る前に必ずチェックすること
ビジネスを円滑に進めるため、期日を過ぎている事柄については催促・督促で相手にメールを送ることがあります。ただし、安易に催促メールを送信すると、相手の気分を害したり、トラブルにつながったりしかねません。
そこで、以下の点をチェックしてから、催促メールを送ることが重要です。
催促メール送信前の確認①：自分が連絡・確認漏れしているだけでは？
メールボックスなどを確認し、自分が連絡・確認漏れしているだけではないか必ずチェックしましょう。自分の勘違いで催促メールを送信すると、相手を不快な気分にさせてしまい、今後の取引に支障が出ます。
とくに、相手からの返信メールが迷惑フォルダに自動で振り分けられていないか確認することが大切です。メールを作成したにもかかわらず、送信ボタンを押し忘れて「下書き」になっていないかも確認しておきましょう。
催促メール送信前の確認②：本当に期日を過ぎている？
期日を過ぎていると思っていても、実は自分の勘違いの可能性があります。過去の請求書やメールなどを振り返り、期日が正しく設定されているか、本当に期日を経過しているのかなどをチェックしましょう。自分の思い込みで「本日」の日付を間違えていることもあるため、カレンダーの日付をあわせて確認することも必要です。
なお、催促メールを書くにあたって当初の請求内容などを丁寧に記載することを習慣にしていれば、そのときに再度期日を本当に経過しているのか確認できるでしょう。
相手を不快にさせない！催促メールの書き方のコツは？
催促メールの書き方を誤ると相手を不快にさせかねないため、あらかじめ書き方を理解しておきましょう。ここから、催促メールの書き方のコツを3つ紹介します。
1. 明確でわかりやすい内容にする
催促メールは明確でわかりやすい内容にすることが大切です。
何を言いたいのかわからない内容だと、催促したにもかかわらず、相手に気づいてもらえない可能性があります。一方、件名に「【リマインド】〇〇ご提出のお願い」や「【再送】入金のご確認」などが明確に記載されていれば、受け取った相手は自分が催促されていることをすぐに理解するでしょう。
また、前回連絡したときの日付や内容を入れることもポイントです。「いつ」「どんな要件」なのかを伝えておけば、相手はメールをさかのぼる手間を省けます。ただし、細かすぎると相手を追い詰めるような雰囲気になりかねないため、必要最低限の情報にとどめることが大切です。
2. 行き違いがある場合を想定する
行き違いがある場合を想定して、催促メールを作成することも大切です。行き違いを考慮せずにメールを送ると、「たった今送ったところなのに・・・」と相手を不快な気分にさせてしまいます。
例えば、「本メールと行き違いですでに〇〇を行っていただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ」と記載しておけば、行き違いの可能性を理解していることを相手に伝えられるでしょう。
3. やんわり伝えるクッション言葉を用いる
相手を不快にさせないために、催促メールでクッション言葉を用いることもポイントです。クッション言葉とは、そのまま伝えるときつい印象を与えかねない言葉をやんわりと伝えるために添える言葉を指します。
ここから、クッション言葉を用いた文例を確認していきましょう。
例1 その後いかがでしょうか
先日お願いしていた資料の件、その後いかがでしょうか。
例2 念のためご確認（連絡）させていただきました
本日支払い期限を迎える分の入金が現時点で確認できていないため、念のためご連絡させていただきました。
例3 〜していただけると幸いです
お忙しいところ恐れ入りますが、明日までにご入金いただけると幸いです。
「幸い」を使う際には、いくつか気をつけなければならないことがあります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。
＜関連記事＞「幸いです」の正しい使い方とは？目上の人に使う際は要注意
例4 大変恐縮ですが
大変恐縮ですが、〜までに提出いただけますでしょうか。
「恐縮です」の正しい意味については、以下の記事を参考にしてください。
＜関連記事＞「恐縮です」の意味を正しく理解している？使い方と例文を解説
例5 ご確認いただけましたでしょうか
◯月◯日に、先月分の請求書をメールで送信させていただいたのですが、ご確認いただけましたでしょうか。
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【社外編】ビジネスで催促メールを送る場合の例文
ビジネスで「相手からの返信がこない」「納期が遅れている」「代金の入金を確認できない」などの状況で、取引先や顧客など社外に催促メールを送ることがあります。各状況の具体例や、その際に送る例文を確認していきましょう。
相手からの返信がこない
相手からの質問に対して回答している、もしくはこちらから質問しているにもかかわらず、相手からの返信がこないときは、催促メールの送信を検討します。
一定期間経っても返信が来なければ、催促メールを送信しましょう。催促メールを送るタイミングのひとつの目安はメールを送信してから2日程度ですが、急ぎの案件の場合は2日にこだわらず極力早めの対応が必要です。
返信を催促する例文
相手に質問してから2日以上経っても返信がないケースの例文を紹介します。
件名：【再送】〜についてのご確認
（宛名・挨拶等省略）
○月○日にご連絡差し上げた件、ご確認いただけましたでしょうか。お忙しいところ恐れいりますが、今後のスケジュールに支障が出てしまうため、今週中にご回答をいただけますと幸いです。
なお、【再送】は状況によって相手にプレッシャーを与えたり、失礼な印象を与えたりすることがあります。より丁寧な催促メールを心がける場合は、件名に「【ご確認】〜につきまして」などとするとよいでしょう。
納期が遅れている
依頼した商品の納期が遅れているときに、催促メールを送ります。仕入れ先からの納期が遅れると、自社の顧客にも迷惑をかけることになりかねません。取引先・顧客とのトラブルになる前に、早めに仕入れ先へ催促しましょう。
納期を確認する例文
仕入れ先からの納期が遅れているケースの例文を紹介します。
件名：【リマインド】〇月〇日注文の品のご納品について
（宛名・挨拶等省略）
〇月〇日に注文いたしました〇〇の納期は先週末とお伺いしていましたが、本日時点でまだ商品の到着を確認できておりません。
ご多忙のところ恐縮ですが、本日中にご納品期日をお知らせいただけますでしょうか。
なお、【再送】と同様に【リマインド】が相手に失礼な印象を与えることもあります。より丁寧なビジネスメールを送る場合は、件名を「【ご確認】〇月〇日注文の品のご納品につきまして」などとしましょう。
代金の入金を確認できない
事前に設定した期日を経過しても代金の入金が確認できないときは、催促メールを送るタイミングです。取引先の資金繰り悪化が原因であれば、今後の取引を中止することも検討しなければなりません。回収漏れを防ぐため、早めに取引先の状況を確認しましょう。
入金を催促する例文
納品した商品の代金入金が遅れているケースで、催促メールの例文を紹介します。
件名：【重要】入金のご確認
（宛名・挨拶等省略）
5月末日に5月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただけましたでしょうか。昨日がお支払い期限でしたが、本日16時現在入金の確認ができておりません。以下、ご請求内容を再度お伝えさせていただきます。
（請求内容記載）
お忙しいところ恐れいりますが、状況をご確認の上、〇〇までご連絡いただきますようお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いですでにご送金手続きいただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。
見積もりが届かない
以前に見積書や企画書などの資料を依頼したにもかかわらず、なかなか届かない場合も催促のメールを検討するタイミングです。
見積もりを催促する例文
数日前に見積りを依頼したにもかかわらず、返信がまったく来ない場合に送る例文を紹介します。
件名：貴社の「〇〇サービス」のお見積もりについて
（宛名・挨拶等省略）
◯月◯日に、お見積もりをお願いしておりましたが、本日現在メールの到着を確認できておりません。
お忙しいところ恐れ入りますが、状況をご確認の上、□月□日までにご連絡いただけますでしょうか。
お見積もりに関して、ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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【社内編】ビジネスで催促メールを送る場合の例文
社内でも、期日を経過している場合やビジネスメールに対する反応がない場合などに催促メールを送ることがあります。それぞれ状況や例文を確認していきましょう。
提出した申請・稟議に対する反応がない
上司に申請書や稟議を提出したにもかかわらず、多忙などの理由で後回しにされるケースもあるでしょう。決裁が遅れると、自社はもちろん、取引先にも迷惑をかける可能性があります。状況を考慮しつつ、上司へ催促しましょう。
申請への対応を促す例文
提出した稟議の決裁・承諾日を経過してもリアクションがない場合に、上司へ送る催促メールの例文が以下の通りです。
件名：【重要】A社との契約稟議確認のお願い
（宛名・挨拶等省略）
◯月◯日に申請いたしましたA社との契約稟議の件でご連絡いたしました。本件稟議の内容は、先週ミーティング室であらかじめ〇〇部長にご説明差し上げたものです。
稟議決裁の締め切りが昨日でしたので、本日ご確認いただけますと幸いに存じます。もし、現在ご対応いただいているところでしたら、大変恐縮です。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【重要】は、相手に一目で重要度を伝えられて便利な表現ですが、頻繁につけてビジネスメールを送信すると、どれが本当に重要なのか相手に伝わらなくなります。そのため、【重要】は重要度の高いビジネスメールに限定して使用することが大切です。
また、重要度が高いビジネスメールであっても、【重要】を失礼ととらえる上司がいるかもしれません。相手に不快にさせないか考えた上で、【重要】の使用可否を判断しましょう。
会議の出欠について返信が来ない
社内会議に誰が参加できるかによって、議題が変わる可能性があります。また、社内会議の出欠人数によって準備する資料も変わるでしょう。
そこで、会議に対して出欠確認が取れない場合に催促メールを送信することがあります。
出欠確認を催促する例文
会議の出欠について回答がない場合に送る催促メールは、以下の通りです。
件名：【出欠確認】◯月◯日会議の件
（宛名・挨拶等省略）
先週金曜日に送信した、営業部会議の出欠についてご確認いただけましたでしょうか。昨日が期日のため、再度ご連絡を差し上げました。
参加人数を確定して〇〇部長に報告差し上げる必要があるため、大変恐縮ですが、本日16時までにご回答をいただけると幸いに存じます。
日程調整についての返信がない
取引先を訪問する際、取引先が自社に来る際など、日程・時間調整が必要なケースがあります。上司から日程調整についての回答がない場合は、相手先に迷惑をかけないために催促メールを送信しましょう。
再度日程を確認する例文
事前に上司の日程を確認するも、回答を得られていない場合の催促メールが以下の通りです。
件名：〇月〇日A社〇〇常務ご来社について
（宛名・挨拶等省略）
昨日お伺いしておりました、□□部長のスケジュールについてです。〇月〇日10時にA社〇〇常務がいらっしゃる際、□□部長にご同席いただけますでしょうか。
明日朝までに先方へ連絡することになっているため、ご多忙のところ大変恐縮ですが、本日中にご教示いただけると幸いに存じます。
催促メールを送るにあたって気をつけること
書き方やタイミング以外にも、催促メールを送るにあたって気をつけるべき点があります。それぞれ確認しておきましょう。
時間帯
就業時間終了間際や終了後などの迷惑な時間帯に催促メールを送信すると、相手に残業を強いることになりかねません。そこで、朝に催促メールを送信することを心がけましょう。朝一で送信すれば、出勤後にメールを開封した担当者が急ぎで対応する可能性も高まります。
なお、緊急性が高い場合など夜でも連絡せざるを得ないケースもあるでしょう。その場合は、冒頭にお詫びを加えたり、夜に催促する理由を説明したりした上で、催促メールを送信することが大切です。
タイミング（最初やんわり・2回目以降少し強め）
最初の催促メールに対して反応がない場合に、2回目以降も同じような内容で催促しても、また気づかれなかったり、後回しにされたりする可能性があります。そこで、催促メールを送るタイミングによって文面を変えることがポイントです。
単に相手が期日を忘れている可能性があるため、最初のメールではリマインドの意味で「ご進捗いかがでしょうか」「ご不明点はございませんでしょうか」などとやんわり伝えるとよいでしょう。続いて、リマインドに対する反応がない場合に、送信したリマインドメールについて「ご確認いただけましたでしょうか」などと催促します。
それでも反応がない場合は、会社の業務や資金繰りに支障が出るため、相手に迅速な対応を求めなければなりません。2回目以降の催促では、「入金を確認できておりません」「資料が手元に届いておりません」などはっきり（やや強めに）伝えることが重要です。
なお、相手がメールを確認・返信できないことには、何か特別な事情があるかもしれません。2回目以降の催促でも、「お忙しいところ恐れ入りますが」など配慮した言葉を盛り込みましょう。
催促メールを送る際は相手を不快にさせないよう慎重に対応しよう
納期が遅れている場合や取引先から入金が確認できない場合は、相手に催促メールを送ります。催促メールを作成する際は、相手を不快にさせないようにクッション言葉を用いる、送信前に自分の勘違いでないか確認するなどの対応が必要です。
納期や入金の遅れは、意図的なものではなく、相手の勘違いや事務ミスなどから生じたものの可能性もあります。引き続き取引先と良好な関係を維持できるように、相手に配慮した催促メールの作成を心がけましょう。
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